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培訓機構如何建立標準化管理體系?

由于市場進入門檻較低, 加上我國教培行業起步較晚,與其他行業相比,許多方面還不夠成熟,比如學校的標準化體系建設,可以說很多中小機構在這方面尚處于起步階段。 

甚至,有些機構在還沒有建立完整的標準化可復制體系時,就開始麻木擴張新校,最終導致財務監管不到位、資金鏈斷裂,以至于出現違法亂紀、貪污受賄現象。 

曾經在一家教育機構,經歷了兩個月內離職員工多達三十人的集體被挖離職事件。

面對這種突如其來的危機,如果企業沒有標準化管理和完善的師訓體系,那么它的運營管理就會失控,造成的后果不堪設想。

接下來我將從以下三個方面談談中小型教育機構的標準化體系建設。

01什么是標準化管理體系

標準化管理體系涉及校區管理的方方面面,包括教師職業素質標準、崗位職責標準、崗位考評標準、教學、教研、教務、財務、營銷管理以及行政后勤、人力資源管理等方面。是校區管理運行的制度體系,為企業步入良性的發展軌道奠定了堅實的基礎。 

剛進入教培行業時,發現原來上市企業內部管理流程也存在不完善現象。沒有完整的培訓體系,考勤流程也不嚴謹,缺乏有效的管理監督。 

于是當時我發布的第一個政策就是《員工考勤管理補充規定》和《員工入職、轉正、離職管理補充規定》。

這兩項規定都是從全員考勤抓起,并將每月考勤打卡數據與教師排課單進行核對,以此排查每月低產能人員,有效預防了空崗拿薪現象。

02標準化管理體系具體內容

具體來說,標準化管理體系包括各部門規章制度、各部門工作流程、各崗位操作手冊,以及制度流程配套使用的相關表單和協議。 

制度一般指要求員工共同遵守的辦事規程或行動準則,不同的部門、崗位都有其具體的做事準則,目的是使各項工作按計劃、按要求達到預期計劃目標。制度編寫框架一般包括:總則、目的、責權、正文、附則、相關文件、相關表單。 

例如月度經營分析會制度,規定各部門主管以PPT形式,對上月部門工作業績成果進行匯報,內容包括: 

 

1.  業績數據(新簽、續費、退費、課收同比、環比、預算比、累計比、占收比、結構比、人均產能等);

2.  部門重點管理工作開展情況;

3.  工作中存在問題與困難及探討解決方法;

4.  區域市場競爭分析;

5.  本月任務指標分解;

6.  本月重點管理工作;

7.  需各部門支持事項;

8.  對公司的意見與建議;

9.  工作中突出成效與不足案例。 

 

流程是事物進行中的次序或順序的布置和安排,流程多用流程圖來展現,流程圖是揭示和掌握封閉系統運動狀況的有效方式。

作為診斷工具,它能夠輔助決策制定,讓管理者清楚地知道,問題可能出在什么地方,從而確定出可供選擇的行動方案。

例如學習管理師的工作流程中的接單流程就包括:課前碰頭會——第一次回訪——協調排課——協助制訂輔導計劃——課前通知——課前接待——課后回訪——常規家長會——關注成績變化——作業檢查——學員檔案管理。 

操作手冊是企業為了方便管理,將一些操作記錄下來,定一個標準的流程,新進員工可以按照這樣的規程去操作,以避免發生錯誤給公司帶來不必要的損失。 

操作手冊包括標準的作業動作和標準的作業時間,例如:人事工作手冊、教學工作手冊等。 

表格既是一種可視化交流模式,又是一種組織整理數據的手段。表格是指按所需的內容項目畫成格子,分別填寫文字或數字的書面材料,便于統計查看。例如:應聘登記表、學員統計表等。 

合同又稱為契約、協議,是平等的當事人之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議,依法訂立的合同受法律保護。

例如:《勞動合同》、《實習協議》等。為了穩住應屆求職者,我還專門擬訂了一份《應屆生求職意向書》。

03教培機構如何建立標準化體系

? 基礎建設

在推行機構標準化體系建設過程中,我將教育機構標準化體系分為人力行政系統、財務資金系統、教學教務系統、運營管理系統,每個版塊按照業務性質進行編號。 

為易于識別,我又將公司各類文件以代碼標示,A代表規章制度類,B代表表單類,C代表流程類,D代表合同(協議)類,E代表通告(知)類,F代表內部作業文件類。 

為統一對外識別形象,在制度建設環節,我會要求各部門所有的制度、表格、協議、手冊,要以統一的格式呈現。例如:表格行頭、文件行頭、排版格式、字體標準、字號標準等。 

制度的發布包括擬稿人(發文部門制度編寫人)、審核人(發文部門負責人)、審批人(校長或總校長)。

在制度正式發布前,發文部門要先組織與制度有關的部門關鍵人員對制度的各項條款進行解讀,并征詢相關部門意見,進一步確認制度的嚴謹性、可行性,并簽字確認后,再正式下發執行。

? 培訓宣導 

為避免員工對制度的條款產生理解性偏差,制度下發后,發文部門必須組織全體員工對制度中的各項條款進行培訓,現場解答員工對制度的疑問,并簽字確認。 

尤其是薪酬制度的宣導,為了避免引起員工集體躁動,可以事前小范圍內先與骨干員工達成共識,并將測算標準與員工解說清楚。 

例如2017年教師集體離職事件之后,總校長便親自就薪酬制度的調整在教師會議上進行宣導。 

將新舊制度進行對比,用新制度數據套入近兩月教師課時量進行測算,以數據分析告訴員工新制度只是拉開了優秀與普通教師之間的差距,并且調整后全年校教師成本總支出呈上升比,讓員工消除疑慮與不滿情緒,從而形成共鳴。

? 實施監控

任何一項制度的執行,必須要有監督體系,才能保障制度的落地。 

例如員工行為準則中員工上班必須佩戴工牌,可以由前臺行政人員每天進行監督。 

再如教師是否按照教學的標準流程進行教學,可以由教務定期進行抽查,對沒有按照制度要求執行的人員,要結合考評與獎罰。

? 修正完善

制度運行一段時間后,管理人員要對制度運行過程中存在的問題進行自檢和反思,總結制度在執行過程中的不足。

過程中遇到的緊急問題,應及時發文補充規定。年末再根據明年企業組織架構及經營目標規劃,統一對現行制度進行補充完善。 

例如在《員工考勤管理補充規定》執行過程中,我發現教育機構人員的流動性很大,教師崗變成嚴進寬出,尤其是碰到2-5月課輔高峰期,校區經常會因為教師離職,被迫給學生更換老師 

對此,次年初我對制度作了進一步完善。補充規定:非特殊原因,教師離職的時間為每年的7月1日;員工連續請假時間最長不超過七天等。

? 歸檔管理

歸檔指將處理完畢且具有保存價值的事情或文件經系統整理后保存備案的過程。 

各部門日常與客戶、員工有關的記錄,要實行定期存檔。如此以便于我們長時間保存有組織的數據集,確保其將來能夠被精細地檢索。 

比如年初各部門應對上年度所有作業文件進行分類、編號、立卷,并統一歸檔;在接單的時候,為新生建立電子檔案以及紙質檔案等。 

教育機構標準化管理過程中,建一套管理制度非常容易,但建一套適合機構發展的管理制度并非易事。 

一項制度的訂立,會涉及到多個流程和節點,如何管控,顯的尤為重要。制度落地執行過程中的管控包含自檢、他檢、上級檢。

從數據報表、信息系統、工作流程、操作行為等方面進行定期、不定期的監督、檢查。 

中小型企業之所以發展速度緩慢,很大一部份原因在于,沒有建立一套完整可落地的標準化管理體系,沒有把企業前期的經驗累積固化下來,并形成制度、流程和表單,造成企業仍停留在人治,而非法治。 

企業在經營管理過程中沒有沉淀就無法傳承,中小型教育機構唯有通過標準化體系和師訓體系建設,打造機構特色的產品和服務體驗,才能形成自身特有的品牌壁壘。

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